Data-migratie klinkt technisch. En dat is het ook. Maar de echte uitdaging zit zelden in de techniek: die zit in vertrouwen. Vertrouwen dat de data die jarenlang is opgebouwd, na een systeemwissel nog klopt. Dat niets verloren gaat. Dat de overgang niet betekent dat je opnieuw begint.
De organisatie waarvoor we dit traject uitvoerden, begreep dat haarfijn. Ze hadden al zes jaar klantdata in een verouderd CRM-systeem staan. Contracthistorie, correspondentie, aankoopgedrag, supporttickets: alles zat erin. En ze wilden overstappen naar Salesforce, zonder die geschiedenis achter zich te laten.
De situatie: een legacy-systeem dat zijn grenzen bereikte
Het oude systeem had goed werk gedaan: maar het schaalde niet meer mee. Integraties met andere tooling waren omslachtig, de interface was gedateerd en de leverancier bood geen duidelijk ontwikkelpad meer. Tegelijkertijd was de dataset omvangrijk: meer dan 15.000 contactrecords, duizenden gerelateerde activiteiten en een uitgebreide contracthistorie.
De beslissing om over te stappen was genomen. De vraag was: hoe doe je dat zonder de dagelijkse bedrijfsvoering te verstoren en zonder data te verliezen die jaren aan opbouw heeft gekost?
De aanpak: eerst begrijpen, dan migreren
We zijn niet begonnen met exporteren. We zijn begonnen met vragen stellen. Welke data is operationeel kritisch? Welke is historisch waardevol maar niet dagelijks nodig? Wat mag worden gearchiveerd? Welke velden in het oude systeem hebben een equivalent in Salesforce, en welke niet?
Die analyse leidde tot een migratieplan in drie lagen:
- Kritische data: actieve accounts, contactpersonen, lopende contracten en open activiteiten: volledig gemigreerd met hoge prioriteit en meervoudige validatie.
- Historische data: gesloten contracten, afgehandelde cases en correspondentie: gemigreerd als archief, toegankelijk maar niet actief in de werkprocessen.
- Legacydata: verouderde records zonder operationele waarde: gedocumenteerd en bewaard buiten Salesforce, conform AVG-beleid verwijderd of geanonimiseerd.
Vervolgens bouwden we een geautomatiseerde migratiepipeline: data werd getransformeerd naar het Salesforce-datamodel, geladen in een sandboxomgeving en daar uitvoerig getest door zowel ons als de interne gebruikers.
Datakwaliteit als voorwaarde
Eén van de grootste valkuilen bij datamigraties is het meenemen van rommel. Verouderde adressen, dubbele contacten, ontbrekende relaties: als je die zonder opschoning migreert, heb je een nieuw systeem gevuld met oude problemen.
We voerden een uitgebreide datakwaliteitsslag uit vóór de migratie: deduplicatie van contactrecords, validatie van e-mailadressen, herstel van ontbrekende relaties tussen accounts en contracten. Dat kostte tijd: maar het leverde een schone beginsituatie op in Salesforce.
Go-live: gefaseerd en beheersbaar
De daadwerkelijke overgang voerden we gefaseerd uit. Eerst een subset van gebruikers (“early adopters”) die in Salesforce gingen werken terwijl het oude systeem nog actief was. Zo konden we issues vroegtijdig signaleren en oplossen zonder de hele organisatie te raken.
Na drie weken parallel draaien: met dagelijkse sync om divergentie te voorkomen: schakelden we volledig over. Het oude systeem ging in read-only modus voor een periode van zes maanden, als vangnet. Daarna werd het afgesloten.
Het resultaat: een nieuw systeem met een rijke geschiedenis
De migratie werd afgerond binnen de geplande acht weken. Geen dataverlies, geen kritische fouten en: misschien wel het belangrijkste: geen paniek bij de eindgebruikers. De data die ze jarenlang hadden opgebouwd, stond er gewoon in. Op een andere plek, maar herkenbaar en compleet.
Wat we daarnaast bereikten:
- 15.200 contactrecords gemigreerd, waarvan 12% ontdubbeld of gecorrigeerd
- Zes jaar contracthistorie toegankelijk in Salesforce
- Integraties met het ERP- en e-mailmarketingplatform geconfigureerd op dag één
- Gebruikers konden vanaf go-live zelfstandig werken zonder wekenlange omschakelingstijd
Wat je mee kunt nemen
Een datamigratie is geen kopieer-plakoperatie. Het is een kans om orde te scheppen in jaren aan opgebouwde informatie: en om een nieuw systeem te starten met een schone lei. Maar dat lukt alleen als je de tijd neemt om eerst te begrijpen wat je hebt, voordat je begint met verplaatsen.
Overweeg je een systeemwissel of heb je data die al jaren in een verouderde omgeving staat? We denken graag met je mee over wat er nodig is voor een migratie die klopt.