Ze gebruikten Salesforce voor klantbeheer, een apart projectmanagementsysteem voor de uitvoering en een financieel pakket voor facturatie. Drie systemen, drie teams, drie waarheden. Als een salesmedewerker een order binnenbracht, begon een handmatig estafettestokje: gegevens overschrijven, mailtjes sturen, Excel-tussenstap inbouwen. En ergens in die keten ging het vroeg of laat mis.
Voor dit MKB-bedrijf: actief in technische dienstverlening met zo’n vijftig medewerkers: was de situatie herkenbaar maar inmiddels onhoudbaar. De groei die ze doormaakten, vergde een andere manier van werken. Maar het idee van “alles integreren” voelde groot en vaag.
Het probleem: drie systemen, drie waardheden
De kern van het probleem was eenvoudig samen te vatten: data moest handmatig van systeem naar systeem worden gebracht. Dat kostte tijd, introduceerde fouten en zorgde voor vertraging. Een klant die belde over de status van een project, kon niet worden geholpen door de salesmedewerker: die moest eerst de projectmanager bellen, die weer moest kijken in een ander systeem.
Concreet zagen we de volgende knelpunten:
- Klantgegevens werden handmatig overgetypt van Salesforce naar het projectsysteem bij elke nieuwe opdracht
- Projectstatussen waren niet zichtbaar in Salesforce, waardoor sales geen actueel beeld had van lopende trajecten
- Facturatie-triggers werden manueel doorgegeven aan de financiële afdeling, met vertraging en fouten als gevolg
- Rapportages vereisten data uit drie bronnen: altijd een handmatige exercitie
De aanpak: integreren, niet vervangen
Een veelgemaakte fout bij dit soort trajecten is het vervangen van systemen die eigenlijk prima werken voor hun specifieke doel. Wij kozen voor een andere insteek: de bestaande systemen behouden en ze met elkaar laten praten via een slimme integratielaag.
We begonnen met het in kaart brengen van alle datapunten die tussen de systemen bewogen: wat gaat wanneer van waar naar waar, wie initieert de overdracht en wat zijn de afhankelijkheden? Die mapping duurde twee dagen: en voorkwam weken aan gebakken lucht later.
Vervolgens bouwden we de integraties gefaseerd:
- Salesforce → Projectsysteem: zodra een opportunity in Salesforce naar “Gewonnen” wordt gezet, wordt automatisch een project aangemaakt in het projectsysteem, inclusief klantgegevens, scope-omschrijving en geplande startdatum.
- Projectsysteem → Salesforce: projectstatussen en mijlpaaldatums worden teruggeschreven naar Salesforce, zodat sales en accountmanagement altijd actueel inzicht hebben zonder in het projectsysteem te hoeven kijken.
- Projectsysteem → Financieel pakket: bij het bereiken van een facturatiemijlpaal wordt automatisch een factuurverzoek aangemaakt in het financiële systeem, inclusief de juiste referenties en bedragen.
Low-code waar het kan, maatwerk waar het moet
Niet elke integratie vereist zware techniek. Een deel van de koppelingen hebben we gerealiseerd met low-code tooling: snel te bouwen, goed te onderhouden en voor de klant zelf aanpasbaar. Alleen voor de meer complexe logica: zoals het samenvoegen van projectfases met facturatieregels: schreven we maatwerk.
Die combinatie is bewust. Maatwerk is krachtig maar vraagt onderhoud. Low-code is flexibel en toegankelijk voor mensen zonder technische achtergrond. Door het juiste gereedschap op de juiste plek te kiezen, hield de organisatie zelf de regie over eenvoudige aanpassingen.
Het resultaat: één waarheid, drie systemen
Na de implementatie werkten de drie systemen nog steeds elk voor hun eigen domein: maar ze deelden nu één gedeelde werkelijkheid. Klantdata hoefde nog maar op één plek te worden ingevoerd. Projectstatussen waren real-time zichtbaar voor iedereen die ze nodig had. En facturen werden getriggerd zonder handmatige tussenkomst.
Resultaten na drie maanden:
- Handmatige dataoverdracht tussen systemen volledig geëlimineerd
- Gemiddelde doorlooptijd van opdracht tot projectstart daalde van vijf naar anderhalf werkdag
- Facturatievertraging door menselijke fouten gedaald van wekelijks naar nagenoeg nul
- Sales heeft nu real-time inzicht in projectstatus van alle actieve klanten
Groei vraagt om verbonden systemen
Veel organisaties groeien met goede systemen maar slechte verbindingen. Elk systeem doet zijn werk: maar de overdrachten ertussen kosten meer energie dan het werk zelf. Op kleine schaal is dat te dragen. Bij groei wordt het een rem.
Integratie is geen luxe voor grote bedrijven. Het is de infrastructuur die mogelijk maakt dat je organisatie soepel doorgroeit zonder dat je steeds meer mensen nodig hebt om dezelfde informatie van A naar B te brengen.
Herken jij de situatie van drie systemen, drie waarheden? We kijken graag met je mee naar wat er mogelijk is.